Quiénes somos

El Comité Internacional de la Cruz Roja (CICR) trabaja en todo el mundo para proporcionar asistencia humanitaria a las personas afectadas por conflictos y violencia armada. Tomamos medidas en respuesta a emergencias y al mismo tiempo promovemos el respeto del derecho internacional humanitario. Somos una organización independiente y neutral, y nuestro mandato se deriva esencialmente de los Convenios de Ginebra de 1949. Trabajamos en estrecha colaboración con las Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja y con su Federación Internacional para garantizar una respuesta humanitaria concertada, racional y rápida a las necesidades de las víctimas de conflictos armados o cualquier otra situación de violencia interna.

El CICR está firmemente comprometido con la diversidad y e inclusión. Se anima a participar en nuestras convocatorias a personas con discapacidad, minorías étnicas, personas LGTBIQ y mujeres.  

¿Quieres saber más sobre nuestro trabajo en Colombia? Visite nuestros sitios web en: https://www.icrc.org/es

Código de conducta para colaboradores y colaboradoras del CICR | https://www.icrc.org/es/document/codigo-de-conducta-para-los-colaboradores-y-las-colaboradoras-del-cicr

Propósito

Garantizar un suporte administrativo adecuado para el funcionamiento de la Misión del CICR en Ecuador. La posición tiene un carácter multifuncional y combina responsabilidades relacionadas con Gestión de la Información, Welcome (organización de eventos, gestión de viajes y hospedaje), Manejo de Caja, Recepción y Administración General. La posición contribuirá al buen funcionamiento de la oficina y apoyará al/a la Responsable de Finanzas y Administración para garantizar la continuidad, conformidad y eficiencia de los servicios locales de soporte.

La posición trabajará bajo la supervisión directa del/de la Responsable de Administración y Finanzas de la Misión de Quito y mantendrá coordinación funcional con los departamentos técnicos correspondientes de la Delegación Regional de Bogotá.

A quién reporta

Responsable de Administración y Finanzas de la Misión de Quito

Relacionamiento

• Interactúa con el/la Responsable de Administración y Finanzas de la Misión de Quito, jefes de áreas de la Misión, jefes de áreas de Bogotá. Por la naturaleza de su labor, interactúa con todos los clientes internos, en asuntos relacionados a Finanzas y Administración.

• Externamente, con visitantes, proveedores de servicio de hospedaje y vuelos, representantes de inmobiliaria, empresas de servicios públicos, entre otros.

Principales tareas y responsabilidades

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN (IM)

• Actuar como punto focal local de Information Management en Quito, en coordinación con el equipo regional de IM.
• Organizar, clasificar, archivar y mantener actualizada la documentación física y digital del sitio.
• Aplicar las políticas, procedimientos y buenas prácticas institucionales de gestión documental, incluyendo retención, archivo, eliminación y protección de información confidencial.
• Apoyar al personal en el uso de herramientas y sistemas de gestión de información.
• Mantener y actualizar bases de datos, estadísticas, tablas y otras herramientas administrativas.
• Coordinar con IM Regional las necesidades de soporte, capacitación y seguimiento.

WELCOME Y VIAJES

• Brindar soporte local de Welcome al personal, visitantes y misiones que lleguen o salgan de Quito.
• Coordinar alojamiento, traslados, transporte local y otras necesidades relacionadas con los movimientos del personal.
• Coordinar con Welcome Bogotá los viajes internacionales, tiquetes y servicios gestionados regionalmente.
• Apoyar la llegada e instalación de nuevo personal y garantizar la preparación de alojamientos y residencias.
• Proporcionar información práctica sobre alojamiento, transporte y gestiones administrativas.
• Realizar seguimiento a proveedores locales y garantizar el cumplimiento de los procedimientos de viaje, seguridad y administración.

MANEJO DE CAJA

• Gestionar los pagos y desembolsos rutinarios en efectivo de acuerdo con los niveles de autorización establecidos.
• Preparar y mantener la documentación justificativa, registros y reportes relacionados con las transacciones de caja.
• Realizar arqueos, conciliaciones y seguimiento de la posición de caja y necesidades de liquidez.
• Apoyar la reposición de caja, retiros bancarios y gestión de anticipos de trabajo.
• Garantizar la custodia segura del efectivo y el cumplimiento de los procedimientos financieros y controles internos.
• Coordinar con Finanzas y Administración de Quito y Bogotá los forecasts, conciliaciones y necesidades de tesorería.
• Reportar inmediatamente diferencias, transacciones inusuales o posibles irregularidades.

RECEPCIÓN

• Recibir y orientar a visitantes, proveedores y otras personas que lleguen a la oficina, brindando una atención profesional.
• Gestionar llamadas, consultas, correspondencia, paquetes y servicios de mensajería.
• Coordinar el acceso de visitantes y proveedores con Seguridad y mantener los registros correspondientes.
• Informar al personal sobre la llegada de visitantes y apoyar la organización de reuniones y salas.
• Mantener actualizada la información administrativa y de contacto de uso frecuente.
• Representar al CICR de manera profesional y respetuosa como primer punto de contacto con la oficina.

Requisitos

• Formación técnica, tecnológica o universitaria en Administración, Information Management, Administración de Empresas, Secretariado, Finanzas o un campo relacionado.
• Mínimo 3 años de experiencia profesional relevante en administración, Information Management, manejo de caja, funciones de asistencia o posiciones similares.
• Experiencia en gestión documental, archivo físico y digital y herramientas de Information Management.
• Experiencia práctica en manejo de efectivo, pagos, conciliaciones y documentación de soporte será considerada una ventaja.
• Experiencia o conocimientos prácticos en Administración, Welcome, gestión de viajes o recepción será considerada una ventaja.
• Experiencia previa con el CICR o con otra organización humanitaria/internacional será considerada una ventaja.
• Buen manejo de Microsoft Office y herramientas digitales de gestión documental.
• Sólidas capacidades de organización, planificación, orientación al servicio y seguimiento.
• Capacidad para gestionar diferentes funciones y prioridades y manejar adecuadamente información confidencial.
• Dominio fluido del español.
• Nivel de inglés mínimo B1.

Qué ofrecemos

• Ubicación: Quito
• Tipo de contrato: Contrato laboral a término indefinido (según legislación laboral ecuatoriana)
• Afiliación y aporte al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) y el fondo de reserva 
• Pago del décimo tercer y décimo cuarto sueldo
• Beneficios: apoyo auxilio de anteojos cada dos años, poliza de servicios médicos
• Salario según tabla salarial del CICR.
• Tasa de actividad: 100%
• 20 días hábiles de vacaciones después del primer año de servicio y aumentarán después del quinto año de servicio según legislación ecuatoriana
• Inicio de contrato: Lo antes posible

Si no posee la nacionalidad ecuatoriana, debe estar legalmente autorizado para trabajar en Ecuador (permiso de trabajo, permiso de residencia o estatus legal), ya que la organización no tramita solicitudes de visa.

El CICR tiene una política de tolerancia cero ante toda forma de discriminación, acoso, acoso sexual y abuso de poder. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados serán sometidos a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes.

En el CICR, valoramos el impacto, la colaboración, el respeto y la compasión, y buscamos candidatos que demuestren comportamientos basados ​​en estos valores.